É comum que agências de marketing se comprometam com vários clientes ao mesmo tempo. No dia a dia, isso significa ter diversas atividades para executar, e uma boa gestão de projetos faz toda a diferença.
Com a aceleração do mundo atual, manter-se organizado com as tarefas dentro de uma empresa é essencial para o sucesso. Entretanto, saber direcionar cada projeto individualmente é uma habilidade que se mostra cada vez mais importante.
Uma empresa que fabrica capela de exaustão de gases preço deve saber gerir novos projetos da concepção até a finalização para continuar competitiva no mercado.
A gestão de projeto vem para conduzir o desenvolvimento de novos produtos e serviços de forma a atender as demandas do público dentro de condições viáveis para a empresa.
O que é gestão de projetos?
A gestão de projetos é um método implementado pela empresa para a execução eficiente dos projetos da corporação. Ela pode ser aplicada a qualquer projeto, independentemente de seu objetivo ou escala.
Para uma empresa de aluguel de container, um projeto pode ser a expansão da sua área de atendimento, enquanto para um estúdio de dança, pode ser a instalação de novas barras nas salas de ensaios.
Com a gestão, a empresa consegue planejar os próximos passos, prever as dificuldades, calcular a viabilidade e programar gastos e investimentos necessários para cada projeto. Quanto melhor for a gestão, maior a taxa de sucesso.
O gestor de projetos tem como principal função coordenar a equipe de forma a garantir a execução do projeto com o melhor resultado possível. É ele quem mantém as tarefas em andamento, evitando atrasos e desperdícios.
No marketing, principalmente no marketing digital, coordenar as etapas de ação de uma campanha corretamente pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto, que se reflete diretamente na forma como o público se relaciona com a empresa.
Uma comunicação falha e ruidosa tem o efeito contrário ao esperado e pode afastar os consumidores de uma determinada marca por sugerir amadorismo e falta de seriedade com o cliente.
Principais metodologias de gestão de projetos
Diversas metodologias foram desenvolvidas ao longo dos anos, sendo atualizadas de acordo com as mudanças do mercado e implementação de novas tecnologias.
Assim como o surgimento da argamassa expansiva teve impacto na construção civil, o aparecimento da internet e programas de planilhas e gerenciamento de tarefas vieram para revolucionar a gestão de projetos.
Conheça algumas das principais técnicas que podem ser implementadas no seu negócio:
Cascata
O método cascata é um modelo que prega a sequência de etapas para a realização de um projeto. Conta com planejamento detalhado, definição de custos e cronograma de entregas para nortear o desenvolvimento das atividades.
É indicado especialmente para projetos com pouca probabilidade de alteração ao curso da sua execução.
Lean
Desenvolvida pela Toyota, a metodologia Lean visa diminuir desperdícios e processos, sem diminuir o valor agregado do produto.
Muito utilizado na indústria como lean manufacturing, o termo se refere à mentalidade de descartar processos desnecessários e que consomem tempo, mão de obra, dinheiro e recursos.
É inspirada na linha de produção da própria Toyota, que buscava tirar o máximo do que a empresa poderia oferecer, gastando o mínimo possível.
Scrum
Mais utilizado no desenvolvimento de softwares, o scrum é voltado para a gestão de equipes. Inspirado no método de treino e prática do rugby, o método busca o aprendizado com as experiências e trabalha a adaptabilidade às dificuldades.
Tornar uma equipe flexível aos percalços que surgem durante a execução de um projeto pode ser o que define o sucesso de uma fabricante de geradores automáticos.
Profissionais preparados conseguem se reorganizar mesmo que as coisas fujam do planejamento, garantindo a sequência do projeto sem prejuízos.
No marketing, uma campanha mal recebida deve virar aprendizado. Entender o que causou a reação negativa do público e trabalhar em cima disso para reposicionar a marca no mercado sem cometer os mesmos erros faz parte do método scrum.
Kanban
De origem japonesa, o kanban é um sistema de controle de fluxo de tarefas. Ele usa cartões coloridos, sejam virtuais ou físicos, em um quadro para facilitar a visualização do projeto e suas etapas.
Dispostos verticalmente, cada cartão se refere a uma tarefa e as cores podem ter funções diferentes, como indicar quem é o responsável por aquela etapa.
No topo das colunas fica escrito o status de desenvolvimento e mostra se aquela atividade já foi iniciada, se depende da conclusão de outra, se já foi encerrada ou se precisa de revisão, por exemplo.
O desenvolvimento de um projeto estrutural metálico por uma empresa pode conter tarefas como medição do espaço de instalação, montagem de orçamento, desenho do projeto, compra dos insumos, confecção da estrutura, e por aí vai.
Diferença entre projeto e tarefa
É comum a confusão entre os termos “projeto” e “tarefa”, mas suas definições são distintas.
Uma tarefa é uma atividade pontual, que se executa sem precisar de diversas etapas para a sua conclusão. Checar a caixa de e-mail, analisar as métricas de uma publicação e desenvolver um texto para um post no blog são tarefas de uma agência de marketing.
Projetos são mais ambiciosos e precisam ser quebrados em diversas tarefas. Para fazer a locação de geradores a diesel, uma empresa precisa verificar seu orçamento, pesquisar fornecedores, comparar valores e só então pode concluir o projeto de locação.
Saber a diferença entre esses dois conceitos é fundamental para uma boa gestão, uma vez que dentro de um grande projeto pode haver pequenos projetos que precisam ser concluídos para o desenvolvimento do plano principal.
Porque uma boa gestão é importante?
Eliminar processos ineficientes e de alto custo é parte do dia a dia da administração de uma empresa. Com uma gestão adequada, é possível desviar de problemas e caminhar em linha reta em direção ao objetivo.
No planejamento, a empresa também descobre quais os gastos inteligentes previstos e quanto será necessário desembolsar para que o projeto seja executado.
Investir em um serviço de televisão à cabo para o escritório pode ser um gasto dispensável, mas a necessidade de equipar um time de eletricistas com bota de segurança é inquestionável e não deve ser excluída do orçamento do projeto.
Ciclo de vida dos projetos
De modo geral, as metodologias seguem caminhos parecidos no que diz respeito às etapas de um projeto.
Considerando que todo projeto deve ter começo, meio e fim, uma vez que, por definição, projetos precisam ter uma data de encerramento definida, a forma de se abordar essas etapas é o que diferencia um método do outro.
As etapas podem ser resumidas a:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento;
- Encerramento.
A iniciação é o momento de idealização do projeto. É quando os objetivos são definidos ou um problema que precisa ser resolvido é identificado. Para uma loja de materiais elétricos, a falta de clientes pode ser o estopim para o projeto de comunicação.
No planejamento, todo o projeto começa a ganhar forma. Nessa etapa, as datas e limitações de orçamento são definidas, bem como os passos que devem ser tomados para que o objetivo visto na iniciação seja alcançado.
Aqui será identificado o motivo da clientela ter diminuído, qual o posicionamento atual da loja na mídia, qual estratégia adotar e quanto a empresa pode e investir em campanhas.
A execução é prática e envolve tomar as ações que forem necessárias para cumprir os passos do planejamento. O cliente ideal é desenhado, os anúncios e produção de conteúdo começam a ser desenvolvidos, promoções são pensadas junto à administração, etc.
Nessa fase, a atenção com prazos e gastos é redobrada, pois não se pode fugir drasticamente do planejamento.
Junto com a execução, para garantir que o planejamento seja cumprido, é feito o monitoramento. As tarefas são registradas para análise e os ajustes que forem necessários são feitos ainda durante a execução do projeto.
E por fim, há o encerramento do projeto. Considerando que não haja mais nada a se fazer, nenhuma alteração de prazo ou reparo de erros, esse é o momento de reunir com a equipe de gestão e fazer a análise do que deu certo e o que precisa de mais atenção no futuro.
É quando os donos da loja vão fazer um levantamento de tudo o que foi realmente gasto, analisar os resultados, considerar os contratempos e verificar se a campanha saiu como esperado.
Cuidar do projeto desde o início é a melhor alternativa para minimizar os problemas ao longo do caminho e enxugar gastos. Campanhas de marketing são projetos de grande alcance e podem afetar negativamente ou positivamente a imagem de uma empresa.
Projetos mais eficientes podem não somente aumentar os lucros imediatos da empresa, como também têm impacto na relação da marca com o público. A longo prazo, uma boa gestão garante a longevidade e competitividade da empresa no mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
